Windows 10 

Какой формат файла следует использовать в Access? Базы данных и управление ими Расширения файлов, используемых в Access

В большинстве настольных СУБД каждая таблица базы данных хранится в отдельном файле, который содержит и служебную информацию и данные в соответствующем формате. К служебной относится информация, описывающая структуру файла, например имена и типы данных полей таблицы, число записей в файле, длина файла и т. д.

В отличие от других СУБД, Microsoft Access хранит все объекты (кроме страниц доступа к данным) в одном файле с расширением mdb. Кроме того, MDB-файл включает набор системных таблиц, которые содержат всю необходимую информацию об объектах базы данных, в том числе информацию о расположении и параметрах присоединенных таблиц других форматов. По умолчанию системные таблицы не выводятся в окне базы данных Access 2002. Чтобы получить доступ к этим таблицам, необходимо изменить один из параметров Access. Для этого нужно выбрать команду Сервис, Параметры (Tools, Options), раскрыть вкладку Вид (View) диалогового окна Параметры (Options) и в группе Отображать (Show) установить флажок Системные объекты (System Objects). Системные таблицы Access имеют доступ только на чтение, поэтому они не могут модифицироваться пользователем.

Ниже описаны форматы файлов баз данных, которые могут быть присоединены или импортированы Access 2002.

  • Таблицы предыдущей версии Access 2000 (MDB) обрабатываются совершенно аналогично таблицам Access 2002. Они не требуют от пользователя специальных усилий по импорту и открываются так же, как таблицы Access 2002. Отличие будет состоять только в том, что после названия открытого файла в заголовке окна базы данных в скобках появится надпись: Формат Access 2000 (Access 2000 format file).
  • Таблицы dBASE III, III+, IV, 5 и 7 (DBF), файлы полей типа MEMO (DBT), индексные файлы dBASE III (NDX) и индексные файлы dBASE IV (MDX).

Замечание

Драйверы ISAM, входящие в стандартную поставку Microsoft Office в составе компонента Microsoft Data Access Component (MDAC) 2.1 и выше, обеспечивают доступ к файлам формата DBF только на чтение. Чтобы иметь доступ на чтение и запись, требуется установить Borland Database Engine (BDE) 4.x или выше. Существуют также драйверы от фирмы Microsoft, которые обеспечивают доступ на чтение и запись и не требуют установки BDE, но для этого необходимо обратиться в службу Microsoft Technical Support.

Формат файлов таблиц и индексов dBASE III и dBASE IV является стандартным для систем управления базами данных, работающих на персональных компьютерах. Система управления базами данных Access 2002 позволяет присоединять индексные файлы форматов NDX и MDX. При изменении присоединенной проиндексиро-ванной таблицы dBASE Access автоматически обновляет индексные файлы.

Замечание

Наличие индексных файлов NDX (dBASE III), MDX (dBASE IV) необязательно. Тем не менее, если эти файлы доступны, лучше их использовать. В противном случае при изменении присоединенной таблицы dBASE эти изменения не отражаются в индексном файле, что может вызвать ошибки при попытке использования проиндексированных таблиц, измененных в Access, в приложениях dBASE.

Если импортируемый файл dBASE содержит поля типа MEMO, то необходимо, чтобы файлы с данными этих полей (DBT) были доступны, т. е. они должны находиться в той же папке, что и сама таблица. Если Access 2002 не удается найти файл DBT, то присоединение или импорт данных из такой таблицы вызовет ошибку. При экспорте данных из таблицы Access 2002, содержащей поле типа MEMO, в таблицу формата dBASE автоматически создается файл DBT и ему присваивается то же имя, что и файлу таблицы.

  • Табличные (DB) и индексные (РХ) файлы Paradox 3.x, 4.x и 5.0.

Access 2002 позволяет присоединять табличные и индексные файлы Paradox 3.x и 4.x для MS-DOS, а также Paradox для Windows 5.0 и 8.0. При обновлении данных в таблице Paradox из Access индексный файл должен быть доступен наряду с файлом таблицы. В процессе присоединения таблицы Access 2002 автоматически присоединяет и индексный файл (если он существует).

Все дополнительные файлы, используемые при импорте или присоединении таблиц баз данных, должны быть размещены в одной папке с таблицей. Стоит также заметить, что большинство приложений, работающих с файлами таблиц и индексов, ис-

пользуют для этих файлов стандартные расширения, приведенные выше, хотя это и не является обязательным. Поэтому определение конкретного формата файла таблицы базы данных иногда может оказаться нетривиальным.

Microsoft Access 2010 по умолчанию использует расширение формата файлов ACCDB, представленное в Access 2007. Access продолжает поддерживать формат файлов, используемых в более ранних версиях Access. В этой статье объясняется, зачем использовать новый формат файла везде, где это возможно, и почему в некоторых случаях вам может потребоваться использовать формат файлов более ранней версии. Кроме того, вы узнаете, как преобразовать базу данных в новый формат файла.

В этой статье

Новый формат файла (ACCDB)

в Access 2010 используется формат файла, который поддерживает ряд улучшений продукта. Когда вы создаете новую базу данных, база данных по умолчанию использует новый формат файла и получает расширение ACCDB.

Вы должны использовать новый формат файла, когда это возможно, так как он поддерживает новые функции, такие как многозначные поля и вложения. Кроме того, если вы хотите преобразовать базу данных рабочего стола в веб-базу данных с помощью служб Access, файл базы данных рабочего стола должен быть в формате ACCDB.

Однако новый формат файла нельзя открыть или связать с более ранними версиями Access, поэтому он не поддерживает репликацию и не поддерживает защиту на уровне пользователей. Если вы хотите использовать базу данных в более ранних версиях Access или хотите использовать репликацию или безопасность на уровне пользователя, необходимо использовать формат файлов более ранней версии.

Возможности, предоставляемые форматом файлов ACCDB

    Веб-публикация с помощью служб Access

    Если у вас есть сервер, на котором запущены службы Access, компонент SharePoint Server, вы можете опубликовать в Интернете формат ACCDB, суибжект с некоторыми ограничениями совместимости. Некоторые функции разработки и парадигмы отличаются для веб-баз данных, чем для настольных баз данных - некоторые из них нельзя опубликовать в Интернете, не внося изменений в структуру.

    После публикации базы данных в Интернете вы по-прежнему можете открыть ACCDB-файл, чтобы внести изменения в структуру, а затем синхронизировать эти изменения с опубликованной версией. Пользователи могут использовать опубликованную веб-базу данных в браузере без установки Access.

    Многозначные поля

    Предположим, вам нужно назначить задачу одному из ваших сотрудников, но решить, что вам нужно назначить ее нескольким людям. В Access 2010 можно создать Многозначное поле, в которое можно выбрать имена сотрудников или ввести их в поле.

    Когда вы установите флажки рядом с флажками, выберите нужные параметры. Выбранные сотрудники будут храниться в многозначном поле и разделяться запятыми (по умолчанию) при отображении.

    Идея в многозначных полях - это возможность легко выбирать и хранить несколько выборов, не создавая более сложное проектирование базы данных. Многозначные поля также важны для интеграции с Microsoft SharePoint Foundation, так как списки SharePoint также поддерживают многозначные поля.

    Тип данных "вложение"

    Новый тип данных вложения позволяет хранить все типы документов и двоичных файлов в базе данных без чрезмерного увеличения физического размера базы данных. При необходимости вложения автоматически сжимаются, чтобы максимизировать использование места. Вы можете прикрепить документ Word к записи или сохранить серию цифровых изображений. Вы даже можете сохранить несколько вложений, вложенных в одну запись.

    Улучшенная интеграция с SharePoint и Outlook

    В прошлом доступ к файлам в формате MDB был заблокирован SharePoint или Outlook из-за того факта, что небезопасный код можно включить в базу данных Access. Access 2010 позволяет проверить, является ли этот код надежным или неактивным. Это делает возможным более полную интеграцию баз данных Access с SharePoint и Outlook.

    Отслеживание истории полей с полями MEMO

    Поля Memo полезно применять для хранения больших объемов данных. Начиная с Access 2007, вы можете настроить свойство (аппендонли ), которое заставляет Access сохранить историю всех изменений, внесенных в поле MEMO. Затем вы сможете просматривать этот журнал. Эта функция также поддерживает функцию управления версиями в Windows SharePoint Services 3.0, чтобы можно было использовать Access для отслеживания изменений в нескольких строках текстового поля, которое хранится в списке SharePoint (при условии, что в поле установлен флажок Добавить в существующий текст , для которого задано значение Да ).

    Улучшенное шифрование

    Вы можете указать пароль базы данных и зашифровать содержимое базы данных. При использовании Access 2007 и файла, в котором используется новый формат файла, Access использует API шифрования Windows для шифрования данных. Кроме того, можно использовать сторонние средства шифрования.

Формат файлов более ранней версии (MDB)

Версии Access, предшествующие Office Access 2007, поддерживают форматы файлов, использующие расширение. mdb. В Access 2010 вы можете открывать MDB-файлы. Если файл хранится в формате Access 2002-2003 или Access 2000, вы можете открыть его и использовать в Access 2010, как обычно. Однако вы не можете использовать новые функции, для которых требуется формат ACCDB.

Если файл хранится в формате Access 95 или Access 97, то при первом запуске в Access 2010 Access позволяет обновить базу данных до формата файлов, установленного по умолчанию (обычно это формат файла. accdb), если вы или администратор не установили c зависла в параметре). Если вы не планируете использовать базу данных в более ранних версиях Access, чем Access 2007, и вы не будете предоставлять доступ к базе данных другим пользователям, использующим более ранние версии Access, чем Access 2007, а также не использовать репликацию или безопасность на уровне пользователей, вы следует обновить файл базы данных до нового формата ACCDB. После того как вы обновите базу данных до ACCDB, вы больше не сможете открывать базу данных с помощью более ранней версии Access, чем Access 2007.

Если файл хранится в формате Access 95 или Access 97 и вы не можете обновить его до формата ACCDB, вы не сможете вносить изменения в структуру. Вы можете просматривать объекты и вносить изменения в свои данные с помощью Access 2010, но вы не можете вносить изменения в структуру.

Преобразование в новый формат файла

Чтобы явным образом преобразовать базу данных Access в новый формат ACCDB, необходимо сначала открыть базу данных, а затем сохранить ее в формате ACCDB.

Важно: Ниже описана процедура для файлов, созданных в Access 97, Access 2000, Access 2002 или Access 2003.

Сначала откройте базу данных.

    Откройте вкладку Файл .

    Открыть .

    В диалоговом окне Открыть выберите и откройте базу данных, которую вы хотите преобразовать.

Теперь преобразуйте базу данных:

    Откройте вкладку Файл .

    В левой части экрана нажмите кнопку общий доступ .

    В правой части диалогового окна типы файлов баз данных нажмите кнопку база данных Access .

    Копия базы данных создается в формате ACCDB.

Для создания базы данных запускается утилита IBConsol и устанавливается сеанс связи с локальным сервером. Затем из главного меню утилиты подается команда

Tools -» Interactive SQL

При этом на экран выводится диалоговая панель «Interactive SQL» для описания характеристик файла базы данных (рис. 5.1), в рабочем поле которой и пишется запрос на создание базы данных.

Для выполнения запроса необходимо с клавиатуры подать команду Ctrl + Е или из главного меню подать команду

Рис. 4.1. Запуск сервера InterBase

Создание файла базы данных

Файл базы данных представляет собой контейнер, внутри которого хранятся другие файлы, такие как табличные, индексные, просмотров и т. д. Файл базы данных создается один раз и в дальнейшем изменяться не может. Внутри файла базы данных имеется некоторая область, которая называется метаданные. Внутри этой области хранятся программные блоки, которые содержат в откомпилированном виде описания триггеров, хранимых процедур и генераторов.

Для создания пустого файла базы данных предназначен 501-запрос CREATE DATABASE. В созданный файл базы данных впоследствии будут помещаться файлы таблиц, индексов, просмотров и т. д.

Формат запроса

CREATE DATABASE SCHEMA

[ USER [ PASSWORD ] ]

[ PAGE SIZE [ = ] ]

[ LENGTH [ = ] [ PAGE [ S ] ] ]

[ DEFAULT CHARACTER SET ] f ];

где опция имеет структуру

FILE [ имеет структуру

LENGTH [ = ] [ PAGE [ S ] ] STARTING [ АТ [ PAGE} }

Назначение параметров:

Указывается полное имя файла базы данных. Имя пишется по правилам используемой платформы;

USER - указывается имя пользователя (владельца) базы данных. При каждом обращении к базе данных запрашивается имя пользователя с целью его идентификации;

PASSWORD - указывается пароль, который запрашивается при каждом обращении к базе данных. Пароль запрашивается вместе с именем пользователя (USER

PAGE SIZE [ = ] - задается размер страницы базы данных в байтах. Допустимы следующие размеры одной страницы: 1024 (по умолчанию), 2048, 4096 и 8192;

DEFAULT CHARACTER SET - параметр определяет набор символов, которые будут использоваться для хранения данных в базе данных. То есть задаются символы национальных алфавитов. По умолчанию используется набор NONE , т. е. допускается использование только символов английского алфавита. Для того чтобы использовать буквы русского и английского алфавитов при хранении символьных данных, следует задать набор WIN 1251. Набор символов задается один раз при создании базы данных. Изменить кодировку, заданную по умолчанию или этой опцией, можно при определении конкретных доменов или столбцов;

FILE - указывается имя одного или нескольких файлов, составляющих единую базу данных. Имя каждого файла указывается отдельной опцией FILE ;

STARTING [ АТ [ PAGE ] ] - определяет начальную страницу соответствующего файла базы данных (при многофайловой базе данных);

LENGTH [ = ] [ PAGE [ S ] ] - задает размер текущего файла в страницах. По умолчанию - 75 страниц. Минимальное количество страниц одного файла - 50.

Если определен один файл базы данных (по умолчанию), то предполагается, что он, по мере добавления новых записей, будет занимать все дисковое пространство. Такой подход не рационален при использовании дискового пространства сервера несколькими базами данных. Поэтому на размеры файла (или файлов) накладывают ограничения. При этом отдельные файлы, составляющие единую базу данных, могут храниться на физически разных носителях. Первый из файлов, составляющих единую базу данных, называется первичным, а остальные файлы - вторичными. Вторичные файлы могут отличаться именами, расширениями и местом хранения. При задании параметров вторичных файлов некоторые элементы являются необязательными и их можно не задавать, например знак равенства. Приведенная ниже команда (пример 5.1) создает файл базы данных внутри текущей рабочей директории (папки).

Пароль и имя пользователя, задаваемые в этом операторе, проверяются сервером при каждом обращении к базе данных с целью идентификации пользователя. Права и привилегии доступа к базе данных определяются оператором GRANT, который будет рассмотрен ниже.

Размер страницы для всей базы данных фиксирован и может иметь одно из значений: 1024, 2048, 4096 или 8192 байта. По умолчанию принят размер 1024 байта. Обмен данными между приложением клиента и базой данных производится в размере страницы. Увеличение размера страницы уменьшает время обработки данных (выполнение запросов) за счет сокращения количества операций чтения, но увеличение размера страницы оправдано только в том случае, если выборки данных (порции информации) имеют большой размер. Если размер выборки мал при большом размере страницы, то объем страницы используется не эффективно.

Пример 5.1. Создание многофайловой (распределенной) базы данных.

CREATE DATABASE D:SKAZKABOOK.GDB USER "SYSDBA" PASSWORD "masterkey"

FILE D:SKAZKABOOK.GDl STARTING AT PAGE 1501 LENGTH 100

FILE D:SKAZKABOOK.GD2

На диске D внутри каталога «SKAZKA» создается база данных, состоящая из трех файлов:

  • первый файл с именем BOOK.GDB имеет размер страниц 1024 байта (по умолчанию), количество страниц 1500 (с 1 по 1500, так как второй файл BOOK.GD 1 начинается со страницы с номером 1501);
  • второй файл с именем BOOK. GDI имеет размер страниц 1024 байта, количество страниц - 100;
  • третий файл BOOK.GD2 имеет размер страниц 1024 байта, количество страниц не определено (до заполнения диска).

Заданы имя пользователя (владельца базы данных) - SYSDBA и пароль - masterkey.

Удалить базу данных может либо пользователь (владелец) базы данных, либо системный администратор, используя команду

Причем удаляется текущая база данных, т. е. база данных, с которой установлено соединение.

После применения этой команды последующее восстановление базы данных невозможно.

База данных (БД) - это интегрированная совокупность взаимосвязанных данных. Обычно база данных создается для одной конкретной предметной области, организации или прикладной задачи.

Для облегчения работы с базами данных используются системы управления базами данных (СУБД, англоязычная аббревиатура DBMS - Database Management System) - специальные пакеты программ, обеспечивающие ввод, поиск, хранение, пополнение, корректировку данных, формирование отчетов и ответов на запросы пользователей баз данных. СУБД также обеспечивают сохранность и перемещение данных, а также возможность их использования другими программными средствами. В настоящее время большинство экономических и информационно-справочных программных комплексов реализовано на основе применения той или иной СУБД.

Прикладная программа Microsoft Access 2007 предназначена для создания базы данных . В Access 2007 используются логически связанные таблицы, состоящие из однотипных записей. СУБД Microsoft Access 2007 обеспечивает удобное и надежное управления данных, которые хранятся в таблицах.

В MS Office Access 2007 представлено несколько новых расширений файлов:

accdb – расширение файла нового формата MS Office Access 2007. Заменяет файлы с расширением mdb;

accde – расширение файлов MS Office Access 2007, которые работают в режиме исполнения. В accde-файлах удален весь исходный код. Работающий с accde-файлом может только выполнять код VBA, но не может изменять его. Файлы accde пришли на смену файлам с расширением mde;

accdt – расширение файлов шаблонов баз данных MS Office Access 2007;

accdr – новое расширение файлов, позволяющее открывать базу данных в режиме выполнения.

Суть создания базы данных в Microsoft Access 2007 состоит в том, что сначала надо создать структуру базы данных (создать структуру таблиц и установить между ними связи), а затем необходимо заполнить таблицы новой базы данных. MS Access позволяет создавать связанные объекты и устанавливать ссылочную целостность данных. Под целостностью данных понимается система правил Microsoft Access, позволяющих при изменении одних объектов автоматически изменять все связанные с ними объекты и обеспечивать защиту от случайного удаления или изменения связанных данных.

Кроме того, желательно создать формы для ввода данных в таблицы, запросы для поиска информации в БД и отчеты для вывода из БД необходимой информации в удобном виде на экран, в печать или файл.

БД можно создавать как вручную (новую пустую базу данных), так и на основе шаблонов. Templates не всегда соответствуют требуемой базе данных, но с их помощью можно быстро создать базу данных близкую к той, что требуется, а затем ее можно изменить и наполнить своими данными.

При запуске прикладной программы Access 2007 на экране будет отображаться новая начальная страница "Приступая к работе с Microsoft Access 2007".

Office Access 2007 - Приступая к работе

При создании базы данных на основе шаблонов можно выбрать требуемый вариант на странице "Приступая к работе с Microsoft Access 2007" из "Категории шаблонов" или шаблоны "Из Microsoft Office Online". При выборе, например шаблона Факультет в категории Локальные templates, справа в окне приложения появится описание БД. Ниже, в текстовом поле указано имя файла: Факультет.accdb и пиктограмма папки, с помощью которой можно сохранить файл в требуемую директорию (по умолчанию указана папка Мои документы).

Имя файла и директорию для хранения файла можно изменить. Затем надо щелкнуть на кнопке Создать. В результате появится окно базы данных Факультет: база данных (Access 2007) - Microsoft Access. В области редактирования будет отображаться Список факультета, который необходимо заполнить. Если область переходов закрыта, то ее необходимо открыть, нажав клавишу F11 или щелкнув на кнопке "Открыть/закрыть границу области переходов".

Тем пользователям, которые ранее использовали офисные приложения от фирмы Microsoft, придется переучиваться. Предстоит забыть старые образы панелей инструментов и освоить новое понятие Ribbon - Лента.

Программа установки записывает на диск компьютера файл базы данных (БД). Он необходим для первоначального запуска программы. Его можно использовать в дальнейшем для создания базы технологических настроек и ведения базы заказов. Но перед началом использования этого файла БД - загрузки КОнструктива и/или внесения настроек вручную - необходимо провести РЕСТРУКТУРИЗАЦИЮ файла БД.

Так же часто бывает, что необходимо создать несколько разных БД - для дилеров, для архива заказов, для проведения тестов, для проведения обновлений и т.д.

Цель данного раздела ознакомить пользователя с механизмами создания нового файла БД и проведения настроек программы для обеспечения простой работы с несколькими БД путем создания Конфигураций и переключения между ними.

Создание файла БД.

Для создания файла БД пользователь должен обладать правами администратора на своем компьютере и правами доступа в раздел "Администрирование" в ПК "ПрофСтрой 4". При наличии означенных полномочий необходимо пройти в раздел "Администрирование" на закладку "Создание БД".

В Нашем примере для создания файла БД выбрана, заранее созданная, папка C:DBPS4PS TEST Файлу БД присвоено имя base12.fdb . После того как определена папка и имя файла нажать кнопку "Создать" -будет создан новый, пустой файл БД. Программа информирует об этом:

Итак. Файл БД создан и размещен в определенном месте на диске компьютера. Но это просто "болванка" БД - пока в ней нет никакого значимого содержимого. Для того, что бы начать работать с этим файлом подключимся к нему.

Для подключения к файлу БД необходимо пройти в раздел "Системные данные "

В поле "База данных FireBird " указать путь к файлу БД - в нашем случае он таков: C:DBPS4PS TESTBASE12.FDB. Далее перейдем к созданию Конфигурации.

Конфигурация - совокупность файла БД и нескольких служебных папок:

    папки для резервной копии;

    папки для хранения присоединенных файлов (чаще всего это файлы картинок сечений профилей, изображений МЦ, узлов конструкций, Составов, Комплектов и т.п.);

    папки для создания временных файлов (используется при работе программы для формирования, например, файлов изображений внешнего вида изделий для отчетов. Очищается после закрытия программы;);

    папки для хранения фалов экспорта данных в 1С - тут хранятся файлы формата XML ;

    папки каталога архива проектов - в ней хранятся файлы архивных копий проектов.

Следует заметить, что при работе с несколькими файлами БД создание Конфигурации имеет свои особенности. Так например папки 2 и 3 могут быть общими для всех Конфигураций, а папки 1,4,5 должны быть для каждой Конфигурации уникальны.

После того как папки определены следует установит флаг "Сохранить Конфигурацию как... " , в активизировавшемся поле присвоить Конфигурации уникальное имя и нажать кнопку "Сохранить конфигурацию ". Так же, при использовании нескольких Конфигураций, следует установить флаг "Запрашивать конфигурацию при запуске программы". В этом случае при запуске ПК "ПрофСтрой 4" будет выведен список Конфигураций для выбора той в которой предстоит работать.

После это нажать кнопку "Применить". Программа сформирует Конфигурацию, создаст папки и предложит выбрать пользователя:

Т.к. файл БД пуст - никаких пользователей в нем нет. Первого пользователя необходимо создать сейчас - в поле "Пользователь" ввести удобное имя (в нашем случае оно будет - АДМИН) и нажать кнопку "Применить". Программа проинформирует, что пользователь не существует и запросить подтверждение создания.

После этого будет выпполнен вход в БД. Созданный пользователь будет обладать всеми полномочиями в рамках этой БД. В дальнейшем ему можно присвоить пароль, а так же создать других пользователей системы, если предполагается работа нескольких человек с БД, назначить им соответствующие полномочия, пароли и пр.

База данных создана, Конфигурация определена. Теперь можно переходить к настройке технологической части БД.