Naprave 

Začetna nastavitev. Začetna nastavitev pošte za upravljanje dokumentov 1c

Procesi dela z dokumenti pogosto presegajo meje standardnih rešitev 1C:Enterprise 8 in drugih aplikacij. Zato je visoka stopnja integracije med temi aplikacijami zelo pomembna za učinkovito delovanje. "1C:Document Flow" bo zagotovil preprosto in tehnološko integracijo na eni platformi "1C:Enterprise":

  • Integracija z 1C: Računovodstvo podjetja - za pogodbene dokumente.
  • "1C: ERP Enterprise Management" - za načrtovanje in inženirsko dokumentacijo.
  • "1C: Plače in upravljanje osebja" - za pretok kadrovskih dokumentov.
  • "1C: Trade Management" - za vzdrževanje korespondence s strankami in nasprotnimi strankami ter za ustvarjanje predmetov na podlagi te korespondence - naročila, pogodbe.

Brezhibna integracija vam bo prihranila prehod iz programa v program: hiperpovezave se bodo preprosto pojavile na karticah druge konfiguracije ali aplikacije, prek katere lahko odprete vse poverilnice iz 1C: Document Flow: priložene datoteke, procesi, naloge, zgodovina korespondence itd.

In kar je najpomembnejše, so nastavitve integracije že pripravljene tako v 1C:Enterprise kot v standardnih rešitvah.

Integracijske tehnologije:

Nalaganje datotek

  • »1C: Document Flow 8« lahko samodejno prenese datoteke iz določenega imenika v lokalnem omrežju.
  • Takoj, ko se v tem imeniku pojavi datoteka ali mapa z datotekami, se takoj prenesejo v želeno mapo »1C: Workflow 8«, pri čemer se ohranijo izvirna imena in struktura podmap.
  • Naložene datoteke so samodejno prepoznane, indeksirane in jih je mogoče takoj vključiti v pretok dokumentov vašega podjetja.

Prenos je primeren za integracijo, na primer z omrežnimi pretočnimi skenerji, faksi itd.

E-naslov

Vsak dokument ali datoteko "1C: Document Flow 8" lahko pošljete po e-pošti, na primer nasprotni stranki ali zaposlenemu, ki dela v drugi pisarni. Program podpira lahko in vgrajeno pošto (samo za KORP in DGU).

Lahka pošta

  • Prenese poštna sporočila iz enega ali več nabiralnikov.
  • E-poštna sporočila se skupaj s prilogami naložijo v mapo »Prejeto« ali interne imenike dokumentov.
  • Poštno sporočilo lahko vključuje datoteko z opisom dokumenta, ki je v skladu z GOST R 53898-2010 »Sistemi za elektronsko upravljanje dokumentov. Interakcija sistemov za upravljanje dokumentov. Zahteve za elektronsko sporočilo.« Pri nalaganju takega sporočila bo »1C: Document Flow« samodejno izpolnil vse podrobnosti dohodnega ali internega dokumenta. Pri pošiljanju dokumentov iz 1C:Dokument Flow po e-pošti se to interakcijsko sporočilo EDMS ustvari samodejno in doda e-pošti skupaj z drugimi prilogami.
  • Pri pošiljanju in prenosu lahke pošte sta podprta elektronski podpis in šifriranje.

Vgrajena pošta

  • Omogoča sledenje e-pošti neposredno v 1C:Dokumentnem toku, brez uporabe e-poštnih odjemalcev tretjih oseb;
  • Upoštevajte e-pošto kot predmet dokumentnega toka. Se pravi, na podlagi pisma lahko kreirate procese in naloge, interne in vhodne dokumente itd. Ustvarite lahko tudi pisma na podlagi procesov, nalog, dokumentov itd.;
  • Dodajte vnos v dnevno poročilo neposredno iz pisma;
  • Delo s seznamom pisem, urejanje pisem v mape, označevanje z zastavicami;
  • Uvoz pisem in stikov iz Microsoft Outlooka;
  • Vzdržujte sezname poštnih stikov z uporabo imenika, seznama Moji kontakti, osebni poštni seznam;
  • Ustvarite, posredujte in preusmerjajte pisma, samodejno vzpostavljajte povezave med njimi;
  • Dodajte več računov enemu uporabniku in prikažite mape teh računov v enem drevesu;
  • Vodje lahko vidijo pošto svojih podrejenih;
  • in izkoristite druge priložnosti.

Sinhronizacija podatkov

1C: Document Flow 8 podpira sinhronizacijo podatkov z drugimi standardnimi konfiguracijami, razvitimi z uporabo »Standardne podsistemske knjižnice«:

  • "ERP Enterprise Management", izdaja 2.0;
  • Trade Management, Revizija 11;
  • »Računovodstvo za podjetje CORP« različica 3.0.35 in novejše.

Zagotovljena je tudi sinhronizacija 1C: Pretok dokumentov - 1C: Pretok dokumentov, ki je primeren za organizacijo porazdeljenega ali medoddelčnega sistema za elektronsko upravljanje dokumentov (EDF).

Z zmožnostmi sinhronizacije lahko organizirate samodejno izmenjavo skupnih imenikov in dokumentov. Prav tako je mogoče razviti in uporabiti lastne načrte izmenjave za reševanje visoko specializiranih problemov, na primer izmenjavo kadrovske dokumentacije s konfiguracijo 1C: Plače in upravljanje osebja.

Pravila izmenjave podatkov

Paket 1C:Document Flow vključuje pravila za izmenjavo z drugimi standardnimi konfiguracijami 1C:Enterprise 8:

  • "Računovodstvo za podjetje CORP", izdaja 2.0;
  • “Upravljanje našega podjetja”, izdaja 1.4;
  • "Kompleksna avtomatizacija", izdaja 1.1;
  • “Plače in upravljanje osebja”, izdaja 2.5;
  • "Manufacturing Enterprise Management", izdaja 1.3;
  • "Trade Management", izdaja 10.3.

Uporaba teh pravil in obdelava Univerzalna izmenjava podatkov XML, si lahko izmenjate splošne regulativne in referenčne informacije. Na primer informacije o nasprotnih strankah (korespondentih), kontaktnih osebah, organizacijah, posameznikih in uporabnikih. Izmenjava se začne ročno na vašo pobudo.

Komplet dostave vključuje tudi pravila izmenjave, ki dokazujejo možnost prenosa dogovorjenih pogodb iz konfiguracije "1C: Document Flow 8" v "Manufacturing Enterprise Management" 1.3.

Spletna storitev za delo z datotekami

"1C: Upravljanje dokumentov 8" se lahko uporablja kot zunanja knjižnica datotek, ki je lahko namenjena različnim zunanjim programom:

  • konfiguracije na platformi 1C:Enterprise 8.3;
  • druge aplikacije, ki lahko delujejo s spletnimi storitvami.

Uporaba "1C: Document Flow 8" kot knjižnice datotek vam omogoča:

  • priložite datoteke objektom v vaši informacijski bazi;
  • razbremenite svojo bazo podatkov s prenosom shranjenih datotek v "1C: Upravljanje dokumentov 8";
  • zagotoviti varno, zanesljivo in centralizirano shranjevanje nestrukturiranih informacij vašega podjetja;
  • integrirajte datoteke, povezane z vašo informacijsko bazo, v celoten dokumentni tok podjetja;
  • organizirati enotno shranjevanje datotek za različne baze informacij in aplikacije.

Spletna storitev za upravljanje dokumentov (storitev DM)

Spletna storitev DM Service (Documents Management) je potrebna za brezhibno integracijo z drugimi aplikacijami. Brezhibna integracija vam omogoča ne samo delo s podatki 1C: Document Flow iz vmesnika drugih aplikacij, temveč tudi uporabo programskih zmogljivosti, kot so pošiljanje pisem, zagon poslovnih procesov itd.

Storitev DM vsebuje samo eno operacijo execute(). Ta operacija sprejme zahtevo za izvedbo dejanja in vrne odgovor. Razreda Request in Response sta definirana v paketu XDTO te spletne storitve.

Spletno storitev uporablja »Document Flow Integration Library«, ki je vključena v dostavni komplet. Knjižnica vam omogoča integracijo 1C: Document Flow v druge konfiguracije na platformi 1C: Enterprise, zaradi česar je integracija čim bolj pregledna za uporabnika.

Primeri integracije:

  • Na kartici dokumenta »Naročilo kupca« v »1C: Upravljanje trgovine 11« bodo zaposleni lahko ustvarili interni dokument »1C: Tok dokumentov«, ga poslali v odobritev, odobritev, registracijo in nadzirali te procese.
  • Oseba, ki je odgovorna za delo z nasprotno stranko v "1C: Trade Management 11", si lahko ogleda njene vhodne in izhodne dokumente ter ugotovi, kateri procesi potekajo s temi dokumenti in na kateri stopnji so.
  • Vodja prodaje lahko dokumentu »Naročilo kupca« v »1C: Upravljanje trgovine 11« priloži datoteke, ki jih je prejel od stranke po e-pošti in podpisan z elektronskim podpisom. Shranjevanje teh datotek in informacij o elektronskem podpisu bo zagotovil 1C: Dokumentni tok.

Opis spletnih storitev.htm l, ki je vključen v paket dostave.

Spletna storitev čakalne vrste sporočil za asinhrono komunikacijo

Začenši z izdajo 1.1.3, "1C: Document Flow 8" zagotavlja spletno storitev za asinhrono integracijo z drugimi aplikacijami in konfiguracijami po principu "pošlji in pozabi". Porabniška aplikacija pošlje zahteve za obdelavo v 1C:Dokumentni tok 8 s klicem operacije dajanja in sprejema odgovore s klicem operacije get. 1C:Dokumentni tok 8 lahko obdeluje sporočila v poljubnem vrstnem redu. Za eno zahtevo je mogoče ustvariti več odgovorov.

Razreda Request in Response sta definirana v paketu XDTO te spletne storitve.
Ta spletna storitev je primerna za integracijo 1C: Document Flow 8 z drugimi aplikacijami na platformi ESB (Enterprise Service Bus).
Opis te spletne storitve, njenih operacij in razredov je podan v datoteki Opis spletnih storitev.html, ki je vključen v paket dostave.

Poslovni dogodki

Poslovni dogodki pomagajo avtomatizirati interakcijo različnih delov 1C: Document Flow med seboj in zunanjimi viri. Sestavljen je iz naslednjih delov:

  • detektorji dogodkov (zaznavajo pomembne dogodke: na primer število aktivnih uporabnikov presega 50);
  • upravljalniki dogodkov (ko detektor zabeleži dogodek, začne upravljavec delati z njim: na primer, pošlje opozorilo v obliki postopka poznavanja);
  • register dogodkov, ki so se zgodili.

Motor za poslovne dogodke je zelo prilagodljiv za uporabo in vam omogoča ustvarjanje lastnih detektorjev in upravljavcev z uporabo vgrajenega jezika.
Če želite onemogočiti uporabo poslovnih dogodkov:

  1. Pojdite na razdelek.
  2. Izvedite ukaz Nastavitev programa.
  3. Označite polje Uporabite poslovne dogodke.
  4. Po tem v razdelku Nastavitev in administracija pojavila se bo skupina ukazov Poslovni dogodki.

V "1C: Document Flow" je samo en standardni procesor: samodejni zagon procesov. Samodejni zagon lahko konfigurirate v predlogi procesa. To lahko stori ne samo skrbnik, ampak tudi vsi uporabniki, ki imajo pravice za delo s predlogami.

Prejemanje in pošiljanje sporočil prek SVD

Z uporabo mehanizma SVD (External Document Management System) lahko nastavite samodejno prejemanje in pošiljanje sporočil med različnimi organizacijami in institucijami. Paket 1C: Document Flow vključuje odjemalca in strežnik SVD. Pri uporabi SVD »1C: Document Flow 8« sam izvaja:

  • izmenjava vhodnih in odhodnih dokumentov;
  • knjigovodstvo vhodnih dokumentov v dnevnikih;
  • povezovanje dokumentov v verige.

Za uporabo SVD v 1C: Pretok dokumentov morate za vsakega naročnika konfigurirati strežniški del SVD in odjemalski del SVD.
Na odjemalcu in na strežniku si lahko ogledate poročila o količini in pošiljanju dokumentov preko SVD.

Integracija poslovnih procesov (samo za "1C: Trade Management" različica 11.0)

Upoštevajte, da je ta funkcija pomembna samo za konfiguracijo 1C: Trade Management različice 11.0. V »1C: Trade Management« različice 11.1 in novejših so bile naloge, ki jih je rešil ta mehanizem, izvedene z uporabo .

Glavni namen tega integracijskega mehanizma je avtomatizacija procesov obdelave podatkov, ki prestopajo meje različnih informacijskih baz. Drugi namen mehanizma je narediti prestop teh meja uporabnikom neviden.

Primeri poslovnih procesov, ki prestopajo meje konfiguracije:

  • poslovni proces obdelave naročila kupca se začne v informacijski bazi "1C: Upravljanje trgovine 11", nadaljuje v "1C: Dokumentni tok 8" in konča v "1C: Upravljanje trgovine 11",
  • odobritev odhodnega dokumenta se začne in konča v "1C: Dokumentni tok 8", vendar je ena od odobriteljev vodja prodaje, ki dela v informacijski bazi "1C: Upravljanje trgovine 11".

Kako ta mehanizem deluje?
Nekatere vloge izvajalcev lahko opredelimo kot zunanje. Nastavitev atributa vloge “Zunanji” nakazuje programu, da so nosilci te vloge definirani v drugi informacijski bazi. Za uporabnike se ta vloga ne razlikuje od drugih.

Primeri vlog v 1C: Pretok dokumentov:

  • Referent (interno)
  • Direktor (notranji)
  • Vodja prodaje (zunanji)
  • Glavni računovodja (zunanji)

Razmislimo o primeru, ko kot eden od izvajalcev poslovnega procesa »Izvedba« v »1C: Document Flow 8« ni naveden določen zaposleni, temveč zunanja vloga »Vodja prodaje«. V tem primeru se bo zgodilo naslednje:

"1C: Pretok dokumentov 8"

"1C: Upravljanje trgovine", ed. enajst

Za vlogo »Vodja prodaje« bo ustvarjena naloga »Izvedi«.

Izdela se in zažene poseben poslovni proces »Naročilo«, v katerem bo to opravilo navedeno kot izvorno opravilo. Poleg tega navodila bo priloženo naslednje:

  • vsebina dokumenta (predmet poslovnega procesa) v formatu HTML;
  • datotek, priloženih temu dokumentu

Kot rezultat izmenjave se pojavi in ​​začne poslovni proces v "1C: Trade Management 11" telovadba, natančno ponavljanje poslovnega procesa naročilo iz "1C: Upravljanje dokumentov 8". Vsebuje tudi priložene datoteke in vključuje vsebino dokumenta iz »1C: Upravljanje dokumentov 8« v formatu HTML. Kot rezultat zagona opravila se pojavi opravilo, dodeljeno vlogi »Vodja prodaje«.

Zaposleni, ki opravlja vlogo "Vodja prodaje" v "1C: Trade Management 11", se seznani s to nalogo, priloženo HTML vsebino dokumenta in njegovih datotek ter jo označi kot dokončano. To vodi do konca poslovnega procesa telovadba.

Obstaja izmenjava zunanjih poslovnih procesov med "1C: Document Flow 8" in "1C: Trade Management 11"

Predhodno ustvarjen poslovni proces naročilo dokonča in samodejno označi svojo izvorno nalogo iz poslovnega procesa Izvedba kot izpolnjeno. Torej poslovni proces Izvedba premika naprej po poti

Načrt za izmenjavo zunanjih poslovnih procesov med standardnimi konfiguracijami in 1C: Document Flow 8 je del knjižnice standardnih podsistemov. Ta načrt izmenjave prenaša podatke, kot so:

  • poslovnih procesov naročilo in telovadba
  • datotek, ki so jim priložene
  • naloge teh poslovnih procesov
  • zunanje vloge

Med procesom izmenjave se poslovni proces transformira naročilo iz »1C: Dokumentni tok 8« v poslovni proces telovadba iz BSP in obratno.
Če želite uporabiti ta integracijski mehanizem, morate konfigurirati konfiguracije na naslednji način:

  • v nastavitvah programa na zavihku Poslovni procesi potrdite polje Uporabite integracijo poslovnih procesov
  • konfigurirajte vozlišča za izmenjavo podatkov (razdelek Nastavitev in administracija)
  • konfigurirajte zunanje vloge (razdelek Naloge in poslovni procesi)

V opravilnih karticah zunanjih poslovnih procesov se izvajalcem dodatno prikaže seznam priloženih datotek in vsebina predmeta opravila v formatu HTML ali v formatu tabelarnega dokumenta 1C:Podjetje 8 (MXL).
Sicer pa se opravila obdelave zunanjih poslovnih procesov ne razlikujejo od nalog obdelave drugih poslovnih procesov.

Druge možnosti

Izvorna koda »1C: Document Flow 8« je odprta in ji lahko dodate druge integracijske mehanizme, ne da bi celo odstranili konfiguracijo iz podpore.

Tako lahko na primer dodate:

  • dodatne spletne storitve za interakcijo z drugimi aplikacijami,
  • dodatni načrti izmenjave podatkov z nestandardnimi konfiguracijami,
  • mehanizmi za interakcijo z drugimi aplikacijami, ki temeljijo na tehnologijah COM,
  • rutinska opravila za avtomatsko obdelavo elektronske pošte,
  • in veliko več.

Po namestitvi konfiguracije 1C Document Flow 8 je potrebno bazo podatkov najprej napolniti z začetnimi podatki. Kaj naj najprej izpolnim, katere podatke vnesem, da lahko prvi uporabniki začnejo? Spodaj je načrt, ki sem mu sledil na podlagi materiala, ki sem ga prebrskal, in mojih napak.

Začetna nastavitev

Osnovo za načrt smo črpali iz Infostarja, a zagnali sistem z minimalnimi parametri, z aktivacijo le najnujnejših funkcij, z možnostjo nadaljnje širitve. Skoraj vse nastavitve najdete v razdelku Glavni podatki.
Uvod v program 1C Document Management 8

  • Sistemska glava.
Banalno, a potrebno (nastavitve programa)
  • Vrste internih aktov (Nalog, Izjava ipd. – določite seznam)
Od stranke je treba najprej pridobiti vrste internih dokumentov in po možnosti razlikovanje dela uporabnikov z njimi.

  • Številke internih dokumentov (lahko se izvajajo za vsako vrsto dokumenta ali po oddelkih)
Ugotovite in implementirajte številčenje (predpone) dokumentov po oddelkih ali vrstah dokumentov. V skladu s tem bo za vsako vrsto dokumenta potrebno vnaprej imeti predpone, preden jih vnesete.

  • Uporaba pošte (samo obvestila ali lahka pošta)
Posebnosti uporabe lahke pošte bom opisal kasneje, vendar bi vam v začetni fazi svetoval, da popolnoma prenehate uporabljati pošto in se omejite na obvestila na e-pošto zaposlenega. Še vedno pa se je vredno vnaprej dogovoriti, katera sredstva interakcije bodo uporabljena. Ne pozabite izbrati sistemskega računa in konfigurirati nastavitve povezave, na podlagi katere lahko konfigurirate pošto za druge zaposlene.
  • Struktura podjetja (uporabniške skupine)
Vzpostavljena hierarhija upravljanja bo odlična pomoč pri delitvi pristojnosti in dostopa. Če pa se funkcije različnih oddelkov prekrivajo, se je na prvi stopnji vredno omejiti na minimalno strukturo z njeno nadaljnjo širitvijo. Ne smete se fanatično držati pravil, če to škodi rezultatu.
  • Struktura mape dokumentov
Ustanovitelj je ločitev dostopa do dokumentov, saj mape nosijo ne le semantično obremenitev, temveč tudi omejitve pri seznanjanju in spreminjanju dokumentov. Poskusite narediti hierarhijo čim bolj podrobno.
  • Struktura mape datotek (klavzula 8.10, str. 127, razdeljene mape, skupne datoteke, osebne mape)
Bolj pomembno za osebne datoteke, predloge in datoteke, ki bodo dodane ročno. Če takšnega dostopa še ne nameravate zagotoviti uporabnikom, lahko to točko preskočite, a vseeno je za začetek vredno ustvariti mapo v skupni rabi za različne potrebe z dostopom za vse.
  • Dostop do skupinskih profilov
Če ni posebnih zahtev za delitev dela, se je vredno osredotočiti na začetno sestavo profilov. V nasprotnem primeru, če morate ljudi razdeliti na tiste, ki delajo samo z internimi dokumenti, ali pa bodo uradniki delali z različnimi vrstami dokumentov, potem se je vredno poglobiti v podrobnosti in vnaprej konfigurirati dodatne profile.
  • Predloge datotek (nabor osnovnih dokumentov za ustvarjanje), pravice do mape s predlogami samo za izbrane osebe
Če namerava organizacija uporabljati predloge za pogodbe, naročila in drugo dokumentacijo, lahko te predloge najprej pridobite in konfigurirate njihovo obdelavo v bazi podatkov. Vendar lahko začnete delati brez tega.
  • Uporaba nomenklature zadev (hramba internih dokumentov)

Delitev na posebnosti primerov se lahko določi takoj. To je tudi eden od razdelkov nastavitev, ki določa dostop uporabnika do dokumentov.

Ko ste od stranke razjasnili te točke in opravili ustrezne nastavitve baze podatkov, lahko dovolite delovni skupini, da vstopi in preizkusi funkcionalnost.

Konfiguracija 1C: Document Flow podpira dva glavna načina dela s pošto:

  1. Lahka pošta - vključuje sinhronizacijo baze podatkov z e-poštnim odjemalcem tretje osebe. To pomeni, da sistem vzame pisma iz določenega nabiralnika in vanj vloži svoja za pošiljanje. V tem primeru interakcija z e-poštnim odjemalcem poteka prek internetnega protokola POP3 ali SMTP.
  2. Vgrajena pošta - v tem primeru sama konfiguracija deluje kot e-poštni odjemalec. Deluje po protokolu MAPI. Na voljo samo v različici CORP.
Vprašanje 08.14 izpita 1C: Strokovnjak za upravljanje dokumentov. Katere zunanje e-poštne odjemalce lahko program uporablja za pošiljanje in prejemanje e-poštnih sporočil?
  1. Microsoft Outlook
  2. Netopir
  3. Mozilla Thunderbird
  4. Vsi e-poštni odjemalci, ki uporabljajo protokol MAPI
  5. Možnosti 1, 2, 3 in 4 so pravilne.
Pravilen odgovor je številka pet.

Vprašanje 08.02 izpita 1C: Strokovnjak za upravljanje dokumentov. Če želite konfigurirati uporabo vgrajene pošte, morate narediti naslednje:

  1. V osebnih nastavitvah nastavite zastavico »Uporabi vgrajeno pošto«.
  2. V nastavitvah programa nastavite zastavico »Uporabi vgrajeno pošto«.
  3. V osebnih nastavitvah kliknite gumb "Vgrajene nastavitve pošte".
  4. Možnosti 1, 2 in 3 so pravilne.
  5. možnosti 1, 2 sta pravilni
Pravilen odgovor je četrti, opraviti morate vse korake.

Vprašanje 08.03 izpita 1C: Strokovnjak za upravljanje dokumentov. Če želite konfigurirati uporabo lahke pošte, morate narediti naslednje:

  1. V nastavitvah programa nastavite zastavico »Uporabi pošto«.
  2. V osebnih nastavitvah nastavite zastavico »Uporabi lahko pošto«.
  3. V osebnih nastavitvah kliknite gumb "Enostavne nastavitve pošte".
  4. Možnosti 2 in 3 sta pravilni.
Pravilen odgovor je četrti. Na splošno morate za nastavitev lahke pošte potrditi določeno polje in registrirati poštni profil:

Vprašanje 08.05 izpita 1C: Strokovnjak za upravljanje dokumentov. Katere vrste profilov so na voljo za prenos pisem:

  1. SMTP/POP3
  2. Microsoft Outlook
  3. Možnosti 1, 2 in 3 so pravilne.
Pravilen odgovor je četrti. Oglejte si zgornji posnetek zaslona.

Vprašanje 08.06 izpita 1C: Strokovnjak za upravljanje dokumentov. Katere vrste profilov so na voljo za pošiljanje pisem:

  1. SMTP/POP3
  2. Microsoft Outlook, The Bat, Mozilla Thunderbird
  3. Možnosti 1 in 3 sta pravilni
  4. Možnosti 1, 2 in 3 so pravilne.
Pravilen odgovor je peti. Vse možnosti so na voljo:

Vprašanje 08.01 izpita 1C: Strokovnjak za upravljanje dokumentov. V obrazcu za nastavitev lahke pošte lahko konfigurirate:

  1. podpis, ki bo dodan besedilu pisma, ko bo ustvarjen
  2. možnost pošiljanja interakcijske datoteke EDMS
  3. možnost pošiljanja digitalnega podpisa v ustvarjenem pismu
  4. profili za nalaganje in pošiljanje pošte
  5. vse možnosti so pravilne.
Pravilen odgovor je peti. O profilih glejte zgoraj, v nastavitvah pa lahko določite tudi podpis, izbiro digitalnega podpisa in možnost interakcije z EDMS:

Vprašanje 08.04 izpita 1C: Strokovnjak za upravljanje dokumentov.

  1. z ukazom "Prenesi e-pošto" v razdelku "Dokumenti in datoteke".
  2. z ukazom »Prenesi e-pošto« v razdelku »Sodelovanje«.
  3. samodejno z rutinskim opravilom v intervalu 5 minut.
  4. samodejno z rutinskim opravilom; interval prenosa pošte konfigurira skrbnik.
  5. Možnosti 1 in 4 sta pravilni.
Pravilen odgovor je številka pet. Obstaja naloga registracije in določen meni:
Vprašanje 08.09 izpita 1C: Strokovnjak za upravljanje dokumentov. Po ustvarjanju dokumentov v obdelavi »Nalaganje po e-pošti«:
  1. če je bil uporabljen profil POP3/SMTP, se sporočila v nabiralniku izbrišejo
  2. če je bil uporabljen MAPI profil, so sporočila označena kot prebrana
  3. e-poštna sporočila v vašem nabiralniku niso nikoli izbrisana
  4. Možnosti 1 in 2 sta pravilni.
  5. možnosti 2 in 3 sta pravilni
Pravilen odgovor je četrti.

Vprašanje 08.11 izpita 1C: Strokovnjak za upravljanje dokumentov. Pri pošiljanju e-pošte prek zunanjega e-poštnega odjemalca:

  1. V novi pisemski kartici lahko izberete poštni profil, ki naj se uporablja pri pošiljanju.
  2. če je uporabljen profil POP3/SMTP, je na kartici na voljo gumb »Pošlji«.
  3. če se uporabljajo profili MAPI, Microsoft Outlook, The Bat, Mozilla Thunderbird, je na voljo gumb »Ustvari pismo«.
  4. Možnosti 2 in 3 sta pravilni.
  5. Možnosti 1, 2 in 3 so pravilne.
Pravilen odgovor je številka pet.

Vprašanje 08.08 izpita 1C: Strokovnjak za upravljanje dokumentov. Na ukaz "Ustvari pismo":

  1. Pisemska kartica se odpre v ustreznem poštnem programu.
  2. Odpre se vgrajena poštna pisemska kartica.
  3. pismo se ustvari in pošlje v ustreznem poštnem programu.

Konfiguracija 1C: Document Flow podpira dva glavna načina dela s pošto:

  1. Lahka pošta - vključuje sinhronizacijo baze podatkov z e-poštnim odjemalcem tretje osebe. To pomeni, da sistem vzame pisma iz določenega nabiralnika in vanj vloži svoja za pošiljanje. V tem primeru interakcija z e-poštnim odjemalcem poteka prek internetnega protokola POP3 ali SMTP.
  2. Vgrajena pošta - v tem primeru sama konfiguracija deluje kot e-poštni odjemalec. Deluje po protokolu MAPI. Na voljo samo v različici CORP.
Vprašanje 08.14 izpita 1C: Strokovnjak za upravljanje dokumentov. Katere zunanje e-poštne odjemalce lahko program uporablja za pošiljanje in prejemanje e-poštnih sporočil?
  1. Microsoft Outlook
  2. Netopir
  3. Mozilla Thunderbird
  4. Vsi e-poštni odjemalci, ki uporabljajo protokol MAPI
  5. Možnosti 1, 2, 3 in 4 so pravilne.
Pravilen odgovor je številka pet.

Vprašanje 08.02 izpita 1C: Strokovnjak za upravljanje dokumentov. Če želite konfigurirati uporabo vgrajene pošte, morate narediti naslednje:

  1. V osebnih nastavitvah nastavite zastavico »Uporabi vgrajeno pošto«.
  2. V nastavitvah programa nastavite zastavico »Uporabi vgrajeno pošto«.
  3. V osebnih nastavitvah kliknite gumb "Vgrajene nastavitve pošte".
  4. Možnosti 1, 2 in 3 so pravilne.
  5. možnosti 1, 2 sta pravilni
Pravilen odgovor je četrti, opraviti morate vse korake.

Vprašanje 08.03 izpita 1C: Strokovnjak za upravljanje dokumentov. Če želite konfigurirati uporabo lahke pošte, morate narediti naslednje:

  1. V nastavitvah programa nastavite zastavico »Uporabi pošto«.
  2. V osebnih nastavitvah nastavite zastavico »Uporabi lahko pošto«.
  3. V osebnih nastavitvah kliknite gumb "Enostavne nastavitve pošte".
  4. Možnosti 2 in 3 sta pravilni.
Pravilen odgovor je četrti. Na splošno morate za nastavitev lahke pošte potrditi določeno polje in registrirati poštni profil:

Vprašanje 08.05 izpita 1C: Strokovnjak za upravljanje dokumentov. Katere vrste profilov so na voljo za prenos pisem:

  1. SMTP/POP3
  2. Microsoft Outlook
  3. Možnosti 1, 2 in 3 so pravilne.
Pravilen odgovor je četrti. Oglejte si zgornji posnetek zaslona.

Vprašanje 08.06 izpita 1C: Strokovnjak za upravljanje dokumentov. Katere vrste profilov so na voljo za pošiljanje pisem:

  1. SMTP/POP3
  2. Microsoft Outlook, The Bat, Mozilla Thunderbird
  3. Možnosti 1 in 3 sta pravilni
  4. Možnosti 1, 2 in 3 so pravilne.
Pravilen odgovor je peti. Vse možnosti so na voljo:

Vprašanje 08.01 izpita 1C: Strokovnjak za upravljanje dokumentov. V obrazcu za nastavitev lahke pošte lahko konfigurirate:

  1. podpis, ki bo dodan besedilu pisma, ko bo ustvarjen
  2. možnost pošiljanja interakcijske datoteke EDMS
  3. možnost pošiljanja digitalnega podpisa v ustvarjenem pismu
  4. profili za nalaganje in pošiljanje pošte
  5. vse možnosti so pravilne.
Pravilen odgovor je peti. O profilih glejte zgoraj, v nastavitvah pa lahko določite tudi podpis, izbiro digitalnega podpisa in možnost interakcije z EDMS:

Vprašanje 08.04 izpita 1C: Strokovnjak za upravljanje dokumentov.

  1. z ukazom "Prenesi e-pošto" v razdelku "Dokumenti in datoteke".
  2. z ukazom »Prenesi e-pošto« v razdelku »Sodelovanje«.
  3. samodejno z rutinskim opravilom v intervalu 5 minut.
  4. samodejno z rutinskim opravilom; interval prenosa pošte konfigurira skrbnik.
  5. Možnosti 1 in 4 sta pravilni.
Pravilen odgovor je številka pet. Obstaja naloga registracije in določen meni:
Vprašanje 08.09 izpita 1C: Strokovnjak za upravljanje dokumentov. Po ustvarjanju dokumentov v obdelavi »Nalaganje po e-pošti«:
  1. če je bil uporabljen profil POP3/SMTP, se sporočila v nabiralniku izbrišejo
  2. če je bil uporabljen MAPI profil, so sporočila označena kot prebrana
  3. e-poštna sporočila v vašem nabiralniku niso nikoli izbrisana
  4. Možnosti 1 in 2 sta pravilni.
  5. možnosti 2 in 3 sta pravilni
Pravilen odgovor je četrti.

Vprašanje 08.11 izpita 1C: Strokovnjak za upravljanje dokumentov. Pri pošiljanju e-pošte prek zunanjega e-poštnega odjemalca:

  1. V novi pisemski kartici lahko izberete poštni profil, ki naj se uporablja pri pošiljanju.
  2. če je uporabljen profil POP3/SMTP, je na kartici na voljo gumb »Pošlji«.
  3. če se uporabljajo profili MAPI, Microsoft Outlook, The Bat, Mozilla Thunderbird, je na voljo gumb »Ustvari pismo«.
  4. Možnosti 2 in 3 sta pravilni.
  5. Možnosti 1, 2 in 3 so pravilne.
Pravilen odgovor je številka pet.

Vprašanje 08.08 izpita 1C: Strokovnjak za upravljanje dokumentov. Na ukaz "Ustvari pismo":

  1. Pisemska kartica se odpre v ustreznem poštnem programu.
  2. Odpre se vgrajena poštna pisemska kartica.
  3. pismo se ustvari in pošlje v ustreznem poštnem programu.

V vašem podjetju imate nameščen 1C: Dokumentni tok. Osnovne funkcije ste že osvojili, lahko pošiljate pisma, prilagate datoteke, ustvarjate nove mape v mapi »Prejeto«, vendar ste še daleč od napredne ravni. V tem članku boste našli priporočila za učinkovito delo v programu 1C: Document Flow 8.

Komentarji na pisma

Vsakemu pismu lahko dodate komentar, ki vam bo pomagal obdelati in hitro zapomniti vsebino pisma. To je mogoče storiti na terenu Komentar na kartici s pismom (glej sliko 1).


riž. 1. Dodajanje komentarja k pismu

Samodejno posodabljanje seznama črk

Nastavite lahko, da se seznam črk samodejno posodablja vsake 2-3 minute. Če želite to narediti, je v kontekstnem meniju seznama črk ukaz Samodejna posodobitev. Poleg tega lahko seznam črk kadar koli ročno posodobite s tipko F5.

Tiskanje pisma

Če želite natisniti pismo skupaj z glavo ( Zadeva, datum, naslovniki) uporabite ukaz Vrsta ali bližnjico na tipkovnici Alt-P.

Bližnjice

Uporaba vročih tipk bo znatno povečala učinkovitost dela (tabela 1):

Tabela 1

Ključ

Akcija

Ustvari novo črko

Ustvari odgovor na e-poštno sporočilo kot odgovor na izbrano mapo »Prejeto«.

Posodablja seznam črk. Priročno za uporabo, če samodejna posodobitev ni konfigurirana, ali za nujno posodobitev, ko je interval med samodejnimi posodobitvami dolg

Označi vsa izbrana e-poštna sporočila kot prebrana ali neprebrana

Premakne izbrana e-poštna sporočila v mapo

E-pošto premakne v koš

Kopira odhodno sporočilo. Uporabno za ponovno pošiljanje ali pošiljanje drugega e-poštnega sporočila istemu seznamu prejemnikov

Mimogrede, seznam prejemnikov odhodnega pisma lahko shranite kot distribucijsko skupino. Če želite to narediti, na seznamu prejemnikov e-pošte uporabite ukaz kontekstnega menija Dodaj v Moje stike

Tiskanje pisma

Vstavi besedilno predlogo v telo odhodnega e-poštnega sporočila.

Shrani pismo z vsemi prilogami v imenik na disku

Označi črko za izbris

Preveri črkovanje v odhodni pošti

Podpisi in besedilne predloge

Če želite skrajšati čas obdelave pošte, je priročno uporabljati besedilne predloge. To je lahko podpis ali pogosto uporabljeno besedilo v pismu. Besedilne predloge se vstavijo ročno z ukazom Vstavi - besedilna predloga v odhodni pisemski kartici.

Podpise je mogoče samodejno vstaviti, ko ustvarjate novo e-pošto ali odgovor na e-pošto. Podpise lahko prilagodite tudi prek menija Vsa dejanja - nastavitve pošte - Pismo- skupina polj Podpisi (slika 2):


V besedilo podpisa lahko vstavite predloge za samodejno zamenjavo datuma (slika 3):


Pošta na namizju

Privzeto namizje 1C: Document Flow prikazuje seznam nalog, priljubljenih, zasedenih datotek itd. Če ne uporabljate teh funkcij, ampak delate samo s pošto, konfigurirajte namizje tako, da bo vsebovalo le seznam črk.

Če želite to narediti, z desno miškino tipko kliknite območje particije. Odpre se kontekstni meni, v katerem izberete ukaz Nastavitev namizja ... Odpre se obrazec za nastavitev namizja, v katerem:

  • a. Izbriši vse nastavitve (gumb izbrisati vse);
  • b. Dodajte obrazec na namizje Kratki opisi pisem: Vgrajena pošta.

Po teh manipulacijah bo namizje videti kot na sliki 4. Tako boste takoj, ko zaženete program, na seznamu črk in vas nič drugega ne bo motilo.


Navigacijsko vrstico lahko skrijete in zmanjšate višino vrstice z dejanji. Nato bo namizje videti kot na sliki 5.


Tisti, ki potrebujejo še več prostora, lahko izberejo minimalistično možnost (aktivna vrstica je skrita, višina razdelkovne vrstice je zmanjšana) - glej sl. 6.


Razvrščanje seznama črk

E-poštna sporočila so privzeto razvrščena po Datum- najnovejši so prikazani na vrhu. Če želite razvrstiti e-pošto po drugem stolpcu, kliknite naslov tega stolpca (na primer naslov stolpca Zastava).

Črke lahko razvrstite po več stolpcih hkrati, na primer najprej po stolpcu Zastava, nato vzdolž stolpca datum. To storite tako, da kliknete stolpec Zastavica in nato, medtem ko držite tipko Ctrl, kliknete stolpec Datum.

Hitro preberi črke

Če želite pospešiti svoje delo, nastavite območje za branje e-pošte na dnu ali na desni:

  • na dnu - priročno za običajne monitorje;
  • na desni - priročno za široke monitorje.

Za konfiguracijo bralnega območja je z ukazom na voljo ukaz Vsa dejanja – Prikaži podokno za branje na seznamu črk. Spodnje območje za branje sporočila je prikazano na sl. 7. Območje za branje črk na desni - na sl. 8.



Če je območje za branje vklopljeno, potem vam ni treba izgubljati časa z odpiranjem kartice dohodnih pisem, ampak berete črke neposredno s seznama.

Poleg tega lahko svojo pošto konfigurirate tako, da bo dvojni klik na dohodno pismo ustvaril odgovor (glejte. Nastavitve pošte - Seznam pisem - Dejanje pri izbiri dohodnega pisma). To bo prihranilo še več časa pri razčlenjevanju velikega števila črk.

Pravila za samodejno razčlenjevanje pošte

"1C: Document Flow" vam omogoča nastavitev pravil za samodejno razčlenjevanje dohodne ali odhodne pošte. Na primer, sam program lahko:

  • razdeli pisma v mape;
  • nastavite oznako za branje;
  • nastavite potrditvena polja itd.

Pravila se konfigurirajo z ukazom Vsa dejanja - Pravila za obdelavo pisem. Običajno so konfigurirana naslednja pravila:

  • Dohodna e-poštna sporočila, ki vsebujejo SPAM, postavite v mapo SPAM;
  • Pri pošiljanju e-pošte z odgovorom samodejno premaknite izvirno dohodno e-pošto v mapo Razstavljeno;
  • avtomatski odgovor (med dopustom) - »Na dopustu sem od ... do .... Odgovoril bom kasneje."

Zadnjo nastavitev lahko izvedete z naslednjim algoritmom:

  • dodajte pravilo za obdelavo pisem (na seznamu pisem Vsa dejanja – Nastavitve – Pravila obdelave e-pošte) za prejeto pošto;
  • na zaznamku Pogoji označite stanje Prejeto v obdobju:– obdobje dopusta, recimo » Od 04.08.2014 do 18.08.2014»;
  • na zaznamku Dejanja kažejo Odgovorite z besedilom: – « Sem na počitnicah. Odgovoril bom kasneje.» – ali kakšno drugo besedilo.
  • pritisnite pripravljena

Rezultat bo pravilo (glej sliko 9).


Samodejno shranjevanje e-poštnih sporočil

V "1C: Document Flow 8" obstaja možnost samodejnega shranjevanja črk v informacijsko bazo ali na disk. Nedokončana odhodna pisma je priročno shraniti v informacijsko bazo podatkov za nadaljnje urejanje. To lahko kadar koli storite ročno s tipkama Ctrl + S ali konfigurirate Vsa dejanja - Nastavitve pošte - Pismo - Vsakič shrani neposlana sporočila. Optimalen interval je vsaj dve minuti.

Samodejno shranjevanje e-pošte na disk je privzeto omogočeno. V tem primeru program vsako minuto shrani različico pisma v začasni imenik na disku. Če je "1C: Document Flow 8" nenormalno končal svoje delo, potem ko zaženete program, boste videli seznam neshranjenih črk.

To je konfigurirano s potrditvenim poljem Samodejno shrani različice neposlanih e-poštnih sporočil (na disk). To lahko storite na naslednji način:

  • vklopiti Samodejno shrani različice neposlanih e-poštnih sporočil (na disk);
  • ugasnite Vsako shranite neposlana e-poštna sporočila.

Iskanje črk

Pismo, ki ga potrebujete, lahko najdete na več načinov:

  • hitro iskanje (primerno v skoraj vseh primerih);
  • iskalne mape (uporabljajo se za pogosto ponavljajoča se iskanja);
  • iskanje po celotnem besedilu (išče po črkah in datotekah).
Hitro iskanje se nahaja pod seznamom map. Samo vnesite zahtevano besedilo in kliknite Vnesite(glej sliko 10).


Poleg tega lahko hitro iskanje išče tudi po besedilu (vsebini) črk (polje »Besedilo«). Opomba: Za iskanje lahko določite samo eno besedo; iskanje deluje brez upoštevanja morfologije.

Če želite preprečiti pošiljanje pisem v formatu TNEF, samo onemogočite uporabo formata RTF pri pošiljanju korespondence v nastavitvah poštnega odjemalca in kot alternativo izberite HTML ali navadno besedilo. Za bolj zapletene primere Microsoft uporabnikom ponuja svojo pomoč (glejte http://support.microsoft.com/kb/138053 ali http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;ru;290809) za preprečevanje da se datoteka winmail.dat ne pošlje uporabnikom.

Povezovanje in nastavitev pošte

Za delo z »1C:Mail« v internem »1C:Document Flow« naredite naslednje:

  • 1. omogoči vgrajeno pošto;
  • 2. Nastavite svoj račun.

Omogoči vgrajeno pošto

Pojdite na "1C: Pretok dokumentov":

  • za povezavo s tankim odjemalcem »1C:Enterprise 8.3« (priporočeno) naredite bližnjico na namizju do »\\filer\Q&A\1cestart.exe« in po zagonu te bližnjice izberite »1C: Upravljanje dokumentov 8« v meniju seznam razpoložljivih baz podatkov;
  • za povezavo prek običajnega brskalnika (Internet Explorer, FireFox ali Google Chrome);
  • uporabite povezavo http://calypso/a8.

Uporabniško ime temelji na principu PriimekIO, na primer "IvanovIP". Geslo - brez gesla, priporočljivo je, da ga takoj spremenite ( Nastavitev in upravljanje - Spremenite geslo).

Omogočanje pošte:

  1. Odprite nastavitve pošte Nastavitev in administracija - Osebne nastavitve - Delo s pošto;
  2. Označite polje Uporabite vgrajeno pošto;
  3. Odkljukajte Uporabite lahko pošto;
  4. Ne zaprite tega okna z nastavitvami (glejte sliko 31).